Rozmowę kwalifikacyjną należy rozpoczynać od stworzenia miłej atmosfery. Jeśli kandydaci spotkają się z chłodnym przyjęciem, nie będą w stanie udzielać w sposób swobodny i otwarty informacji, których się od nich oczekuje.
Pod koniec rozmowy należy zapytać kandydatów, czy chcieliby dodać coś od siebie dla poparcia starań o pracę. Należy także dać im możliwość zadawania pytań. Elementem kończącym rozmowę kwalifikacyjną jest podziękowanie i udzielenie informacji o kolejnym etapie procedury selekcyjnej. Na ogół nie powinno się oznajmiać ostatecznej decyzji w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej.

Oto rodzaje pytań zadawanych podczas rozmowy kwalifikacyjnej:

Rozmowa kwalifikacyjna zawsze ma określony cel. Zadaniem osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną jest wyciągnięcie od kandydata jak najwięcej potrzebnych informacji. Pożądane jest w tym wypadku zadawanie pytań otwartych – pytań, na które nie można odpowiedzieć „tak” lub „nie”, zmuszających do wyczerpującej odpowiedzi. Obok pytań otwartych można wykorzystać również pytania sondujące, zamknięte, hipotetyczne oraz dotyczące zachowań, zdolności, motywacji itp.

Pytania otwarte

Celem pytań otwartych jest wydobycie od kandydata jak największej ilości informacji i zachęcenie go do udzielania wyczerpujących odpowiedzi. Odpowiedzi na te pytania mogą skupiać się na zbytecznych szczegółach bądź pomijać sprawy istotne. Dlatego należy mieć pewność, że wszystkie potrzebne informacje zostały uzyskane, a rozmowa przebiega w sposób płynny i kontrolowany przez osobę przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną.

Pytania sondujące

Pytania te stosuje się, aby uzyskać od rozmówcy bardziej szczegółowe dane a także upewnić się, czy wszystkie istotne informacje zostały zgromadzone. Pytania te są zadawane wówczas, gdy udzielane odpowiedzi są zbyt ogólne lub przy podejrzeniu, że kandydat może ukrywać jakieś ważne informacje. Osoby niepotrafiące dobrze prowadzić rozmowy kwalifikacyjnej często ignorują odpowiedzi ogólnikowe, niewnoszące wiele informacji, przez co nie zadają pytań sondujących, tylko ściśle trzymają się ustalonej listy pytań otwartych.

Pytania zamknięte

Pytania zamknięte mają na celu sprecyzowanie określonej informacji. Oczekiwana odpowiedź powinna się składać z jednego słowa lub krótkiego zdania. Pytanie te mają też charakter sondujący, ale odpowiedź na nie stanowi zwięzłe stwierdzenie faktu, bez zagłębiania się w szczegóły.

Pytania hipotetyczne

Pytania hipotetyczne, które są wykorzystywane w ustrukturyzowanych sytuacyjnych rozmowach kwalifikacyjnych, przedstawiają kandydatom określoną sytuację i sprawdzają, jak zareagowaliby w razie jej wystąpienia. Pytania te mogą zostać przygotowane z wyprzedzeniem, aby testować sposób podejścia kandydatów do typowego problemu. By poprzez odpowiedzi otrzymać wiele informacji na temat kandydata, potrzeba by te pytania były dobrze dopasowane do zakresu jego wiedzy i doświadczenia. Hipotetyczne pytania mogą również prowadzić do hipotetycznych odpowiedzi, dlatego osądy dotyczące kandydatów najlepiej byłoby formułować na podstawie informacji o ich rzeczywistych osiągnięciach.

Pytania dotyczące zachowań

Wykorzystanie w ustrukturyzowanych epizodycznych rozmowach kwalifikacyjnych pytań dotyczących zachowań ma na celu nakłonienie kandydata do opisania, w jaki sposób zachowałby się w sytuacji określonej, jako decydująca o osiąganiu dobrych efektów na stanowisku pracy. Pytania te opierają się na założeniu, że zachowania z przeszłości, dotyczące rozwiązywania problemów lub reagowania na określone wydarzenia, stanowią najlepszy wskaźnik zachowań w przyszłości.

Pytania dotyczące zdolności

Celem zadawania pytań dotyczących zdolności jest ustalenie zakresu wiedzy posiadanej przez kandydata, jego umiejętności i sposobu ich wykorzystania, a także posiadanych kompetencji. Pytania te w zależności od potrzeb mogą mieć charakter otwarty, sondujący lub zamknięty. Zawsze jednak jak najściślej muszą koncentrować się na cechach kandydata w odniesieniu do wymagań osobowych. Należy zatem, by pytania dotyczące zdolności były precyzyjne i ogniskowały się wokół tego, co kandydat musi wiedzieć i umieć. Celem ich zadawania jest także określenie stopnia zgodności cech kandydatów z każdym ważnym obszarem wymagań osobowych.

Pytania dotyczące motywacji

Trudność stwarza także ocena stopnia zmotywowania kandydata, której dokonanie wymaga sporego wysiłku ze strony przeprowadzającego rozmowę kwalifikacyjną. Oceny tej dokonuje się zazwyczaj nie poprzez zadawanie bezpośrednich pytań, ale przez wyciąganie wniosków z uzyskanych odpowiedzi. Do czynników, z których można wyciągać odpowiednie wnioski dotyczące motywacji kandydatów należą pytania o przebiegu pracy zawodowej, osiągnięciach, przezwyciężaniu przeciwności oraz zainteresowaniach i sposobach spędzania wolnego czasu.

Pytania zapewniające ciągłość rozmowy

Pytania zapewniające ciągłość rozmowy kwalifikacyjnej mają na celu nieprzerwane kontynuowanie rozmowy oraz zachęcanie kandydatów do szerszej wypowiedzi na temat dotychczas poruszonych spraw. Prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej jest złożone, dlatego najlepszym sposobem podtrzymania rozmowy jest wtrącanie w odpowiednich momentach krótkich wyrażeń zachęcających kandydata do kontynuowania wypowiedzi.

Pytania zwrotne

Pytania zwrotne sprawdzają, w jakim stopniu osoba, która prowadzi rozmowę rozumie, co powiedzieli kandydaci. Na podstawie ich wypowiedzi osoba przeprowadzająca rozmowę formułuje twierdzenie, a także pyta kandydatów, czy się z nim zgadzają.

Pytania dotyczące kariery

Pytania dotyczące przebiegu pracy zawodowej kandydatów mogą zapewnić pewien wgląd w siłę motywacji, jak również ustalać, w jakim stopniu nabyli oni przydatną i odpowiednią wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie.

Pytania dotyczące innych zainteresowań

Pytaniom o zainteresowania i hobby dotyczące osób z doświadczeniem zawodowym nie należy poświęcać zbyt wiele czasu. Mogą one bowiem okazać się niepotrzebne, jednakże mogą dać pewien obraz motywacji kandydatów, pod warunkiem, że odkryty zostanie głęboki i dynamiczny charakter zainteresowań.

Inne pytania

Ostatnią grupą pytań są pytania nieprzydatne oraz pytania, których należy unikać. Pytania nieprzydatne nie dostarczają żadnych użytecznych informacji, są to mianowicie pytania wielokrotnego wyboru oraz pytania naprowadzające. Natomiast unikać podczas rozmowy kwalifikacyjnych należy pytań, które mogą zostać uznane za dyskryminujące