Profesjonalnie przeprowadzona weryfikacja kandydatów, czyli selekcja potencjalnych pracowników jest kluczowym i najbardziej pracochłonnym etapem rekrutacji zewnętrznej.
Od jej przeprowadzenia zależy znalezienie i wybór właściwego kandydata na dane stanowisko. Selekcja jest zbiorem działań, podczas których porównujemy cechy kandydata z wymogami danego stanowiska i innymi kandydatami. Rolą osób uczestniczących w procesie selekcji kandydatów jest określenie potencjalnych zachowań danych osób podczas pracy, związanej z konkretnymi zadaniami w czasie pracy. W zależności od potrzeb i wielkości organizacji powinien uwzględniać poszczególne etapy:1
Etapy weryfikacji kandydata.
1. Przeprowadzenie wstępnej selekcji ofert – Ocena listów motywacyjnych i życiorysów. Podział kandydatów na trzy grupy: bardzo dobrych, możliwych do zaakceptowania oraz niespełniających wymogów. Ostatniej grupie wysyłana jest odmowna informacja.
2. Przeprowadzanie wstępnego wywiadu z kandydatem – Ocena, czy kandydat odpowiada naszym podstawowym wymaganiom, sprawdzenie, czy kandydat podczas rozmowy jest w stanie uwiarygodnić treść swojego życiorysu. Przekazanie kluczowych informacji o oczekiwaniach organizacji wobec kandydata.
3. Sprawdzenie informacji o kandydacie – Sprawdzenie referencji, wywiad telefoniczny u poprzedniego pracodawcy.
4. Przeprowadzenie badań kandydata (testy) – Określenie konieczności przeprowadzenia testów, określenie rodzaju i zakresu testów oraz ich realizacja. Określenie badań symulacyjnych oraz ich realizacja, opracowanie wyników testów.
5. Porównanie kandydatów po rozmowie wstępnej i testach – Wykorzystanie notatek z rozmów oraz wyników testów.
6. Przeprowadzenie decydującej rozmowy kwalifikacyjnej – Przygotowanie pytań merytorycznych przez potencjalnego przełożonego kandydata.
7. Przedstawienie oferty zatrudnienia – Pisemne lub ustne potwierdzenie chęci zatrudnienia kandydata na danym stanowisku, przedstawienie warunków pracy i płacy oraz uzgodnienie terminu podjęcia pracy.
W procesie weryfikacji trzeba kierować się kryteriami potrzeb i wymagań stanowiska pracy.
Kandydaci są badani pod kątem wiedzy, zdolności i umiejętności, doświadczeń niezbędnych podczas wykonywania danej pracy. Nie powinno się brać takich czynników jak: wiek, narodowość, czy płeć. Bardzo istotna jest próba eliminacji subiektywności oceny, związanej z osobistymi doświadczeniami, poglądami, czy uprzedzeniami osób prowadzących rekrutację. Selekcja oparta jest na zebranych informacjach o kandydacie i jego życiu zawodowym. Oczywistym faktem jest, że im więcej informacji, tym lepiej. Niemniej jednak nie można zapominać, że bardzo duży napływ z rozmaitych źródeł różnej jakości danych dotyczących kandydata może spowodować rozmyty wizerunek i w rezultacie skłonić do błędnej lub pochopnej decyzji.
Wśród najczęściej stosowanych współcześnie w Polsce instrumentów doboru na stanowiska kierownicze należy wymienić:
- wywiad
- aplikacje (CV, list motywacyjny)
- ankiety personalne
- referencje
Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na kwestionariusze wywiadu wykorzystywane podczas rekrutacji oraz kwestionariusze aplikacyjne. Formularze aplikacyjne są ważnym narzędziem potrzebnym do wstępnej selekcji. W przypadku kwestionariusza aplikacyjnego to sam pracodawca decyduje, jakie informacje powinny zostać podane przez osobę ubiegającą się o pracę oraz w jakiej kolejności. Kwestionariusze aplikacyjne (oprócz życiorysów i listów motywacyjnych) stanowią znaczące ułatwienie dla przeprowadzających wstępną selekcję oraz minimalizują możliwość pominięcia wartościowego kandydata już na wstępie procedury selekcyjnej.
Kolejnym krokiem wstępnej selekcji są wywiady kwestionariuszowe.
Typowy wstępny wywiad rekrutacyjny powinien zawierać dane kandydata, krótką informację dotyczącą wykształcenia i dotychczasowej pracy zawodowej. Wśród uwag powinny znaleźć się takie informacje jak: punktualność, prezentacja, komunikatywność, a także pytania dotyczące przebiegu dotychczasowej kariery zawodowej, motywacji dotyczącej ubiegania się o dane stanowisko, czasem również krótkie pytanie pozwalające poznać umiejętności posługiwanie się językiem obcym przez kandydata.