Wyróżniamy 5 etapów rozmowy kwalifikacyjnej.

1. Etap wstępny – pierwsze wrażenie.
2. Rozmowa merytoryczna o faktach i weryfikacja kryteriów.
3. Diagnoza kompetencji zawodowych – udzielenie odpowiedzi.
4. Diagnoza psychospołeczna.
5. Podsumowanie – wynik.

Na każdym z etapów uzyskujemy informacje o kandydacie, jak również dokonujemy swoistej oceny. Przedstawiona etapowa procedura może zakończyć się na dowolnym etapie, dlatego też w zależności od etapu i kryteriów oceny możemy mówić o specyfice prowadzenia rozmowy rekrutacyjnej. Odniesienie pierwszego wrażenia może dostarczyć wielu interesujących informacji o kandydacie. Pomimo, iż informacje te mogą dostarczyć powierzchownych informacji o cechach zachowania, zewnętrznego wyglądu i oznak statusu społecznego, to, gdy jesteśmy do niej dobrze przygotowani mogą one stanowić ważne przesłanki diagnostyczne.

Na etapie przygotowawczym mogą zostać ocenione następujące kryteria selekcyjne:

• Prezencja,
• Kultura osobista,
• Sprawność werbalna,
• Umiejętność wnioskowania,
• Umiejętność analizy zjawisk i dokonywania syntez w oparciu o posiadaną wiedzę i doświadczenie.

Należy jednak być ostrożnym w formułowaniu końcowych wniosków.

Rekruterzy są narażeni na popełnienie wielu błędów, do których należy zaliczyć:

• błąd projekcji,
• efekt halo,
• wpływ stereotypów.

Rozmowa kwalifikacyjna oparta na pierwszym wrażeniu musi być stosowana z wielkim wyczuciem. Najczęściej stosowana jest, gdy zawodowe zadania kandydata są stosunkowo mało skomplikowane, a osiągnięcie sukcesu w dużej mierze będzie zależało od predyspozycji indywidualnych i umiejętności psychospołecznych.